1.1 Conceptos e importancia de la Planeación Estratégica

 1. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

1.1 Conceptos e importancia de la Planeación Estratégica

El establecimiento de objetivos, formulación de estrategias, políticas y planes operativos para la toma de decisiones, son los objetivos medulares de la planeación,  saber cuáles son los objetivos de la entidad y sus fortalezas, son conocimientos  primordiales, sin ellos no podemos medir el resultado de sus actividades y tampoco implementar acciones que lleven a alcanzar los objetivos institucionales, es por eso que la Planeación Estratégica, es una herramienta que es indispensable en cualquier ámbito o sistema de trabajo, y se deben estudiar sus principios esenciales  poder llevarla a cabo dentro de una organización, en palabras de Peter Drucker: “Poca compañías tienen una idea precisa de su misión y esa es una…de las principales causas de sus peores errores…Los administradores no comprenden para que es buena la compañía e inversamente, para que no es buena en realidad”.

La evolución de las Ciencias administrativas ha sido vertiginosa y como resultado de las transformaciones globales ha conformado un renovado y amplio espectro categórico para hacer frente a los nuevos escenarios y requerimientos funcionales, su carácter positivo, multidisciplinario y el uso de diversos instrumentos sistémicos e informáticos, son el común denominador para lograr dicha transición. El nuevo paradigma de la administración es tratado por diversos autores, como Mario Bunge, quien lo describe ― dentro de su trabajo denominado “Status epistemológico de la administración” ― como una revolución que ha marcado “la transición de la empírica a la etapa científica en este campo de estudios y de actividades. Basta hojear un texto moderno de contabilidad, planeación u organización empresarial, o un número de Management Science, para advertirlo. Admitiremos, en suma, que los estudios administrativos han alcanzado un nivel científico [ AUTOR p. 351]. 

La Administración ha evolucionado de ser un conjunto de instrumentos metodológicos para optimizar los recursos en una empresa, a convertirse en un proceso holístico, sistémico y estratégico aplicable a cualquier tipo de entidad; si bien, la disciplina posee un enfoque pragmático, es en las últimas décadas, y con la proliferación del uso de Sistemas administrativos, que se ha vuelto a poner en vista el debate de su naturaleza:

¿La administración es una ciencia o una herramienta?, en otras palabras, como refiere el propio Bunge: ¨Se trata de averiguar si los estudios de administración, aun los más rigurosamente científicos, constituyen una ciencia comparable con la química o la sociología, o más bien una técnica comparable con la ingeniería nuclear, la agronomía, la medicina, el derecho o las finanzas [IDEM pp. 351-352]”.

Para entender las características de dicha evolución, se abordarán los conceptos escenciales que conforman su tratamiento, comenzando por definir Administración como el arte o ciencia que tiene como propósito alcanzar los objetivos de una organización, mediante el uso óptimo de sus recursos, se concentra en la conservación de la organización para poder cumplir con una serie de tareas previstas. Provenientes de dicho objetivo, se desprenden las funciones administrativas, que conforman en su conjunto el  Proceso Administrativo tradicional de Fayol desde principio del siglo XX, quien las identifica como un “conjunto de pasos para la consecución de un fin, mediante el uso óptimo de recursos”; principio vigente dentro del enfoque sistémico, solo que en lugar de enfocarse en el resultado final, se enfoca en los procesos, atención al cliente, y otras variables de carácter más intangible, por considerarse aspectos clave y no meros factores secundarios en la evaluación de una entidad u organización.

Proceso Administrativo. Es una metodología de aplicación universal, que identifica una serie de etapas necesarias para la consecución de los objetivos de la empresa, se divide en previsión, organización, dirección, coordinación, y por último el control. También se puede enlistar de acuerdo al concepto sistémico de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, quienes refieren que las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control. Esta última clasificación es compartida por Chiavenato dentro de “Introducción a la Teoría General de la Administración”.

  

La Planeación es el primer paso en la construcción de la fase estructural del Proceso Administrativo, su objetivo es vislumbrar el futuro a partir del presente, con una visión de prospectiva, siendo la tentativa sistemática esencial de la etapa, busca establecer las condiciones óptimas para el proceso, intuyendo las posibles situaciones que podrían derivarse de su ejecución, para poder establecer un plan y medidas preventivas. Koontz, establece que “no es más que la selección entre futuras líneas de acción para la empresa como un todo y para cada departamento dentro de ella.”

Por otro lado para Fayol dice que es “ avizorar el futuro, planear todas las actividades de la empresa en el tiempo a corto y largo plazo; programas que deberían desarrollarse en forma permanente y con mayor importancia cuando existan fluctuaciones en el nivel de actividades”.

Desde el diccionario de Administración y Finanzas la define como un “conjunto de líneas maestras para la toma de decisiones que tienen influencia en la eficacia a largo plazo de una organización”. Finalmente, Chiavenato (1998) la señala como: “la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para alcanzarlos. Se trata entonces de un modelo teórico para la acción futura. Empieza por la determinación de los objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear es definir los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos. La planeación define a dónde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuándo, cómo y en qué secuencia."

Desde el enfoque sistémico la Planeación tiende a ser prospectiva y estratégica, se centra en diseñar un plan rector, que pueda ser medido mediante razones y criterios concretos para construir el futuro.

Principios Administrativos de la Planeación

El proceso debe cumplir con un conjunto de características para poder realizar una estimación razonable. Dentro de Reyes Ponce, Administración moderna, se definen los siguientes principios administrativos aplicables para la fase de planeación:

• Principio de previsibilidad. Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa, ya que existe siempre el riesgo.

• Principio de objetividad. La práctica administrativa debe apoyarse en hechos, y no en opiniones subjetivas.

• Principio de la medición. Los objetivos serán más seguros cuanto más podamos apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de medición.

• Principio de precisión. Los planes deben elaborarse con la mayor precisión posible, y no con afirmaciones vagas y genéricas, ya que van a regir acciones concretas. 

• Principio de flexibilidad: Es cierto que debe existir precisión en la elaboración de los planes, pero en su implementación debe haber margen para los cambios que surjan en forma imprevista.

• Principio de unidad. Dentro de la organización se elaboran planes en cada una de las áreas de trabajo, pero estos planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe un solo plan general.

• Principio de rentabilidad. Todo plan debe redituar una relación favorable de los beneficios que espera respecto a los costos que exige.

Planes

El Plan es el producto final de la etapa, y pese a constituirse como un elemento estructural, tiene diferentes afectaciones durante la ejecución del proceso y existen distintos tipos de planes según su índole. Al respecto Chiavenato (1998) señala que: "Un plan es un curso determinado de acción sobre un periodo específico que representa una respuesta y una anticipación al tiempo, con el fin de alcanzar un objetivo formulado. Como un plan describe un curso de acción, necesita proporcionar respuestas a las preguntas qué, cuándo, cómo, dónde, y por quién. Existen cuatro tipos diferentes de planes:

1. Planes relacionados con el método, denominados procedimientos;

2. Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos;

3. Planes relacionados con el tiempo, denominados programas o programaciones;

4. Planes relacionados con comportamientos, denominados normas o reglamentos."

Los diferentes planes se pueden instrumentar dentro de un documento integrador denominado Plan rector o director, es decir, que incluye procesos, presupuestos, programas y lineamientos, estos elementos reflejan las intenciones comunes para con el futuro de la entidad y ayudan a establecer controles para que se cumplan cada una de las prioridades del proceso, siguiendo las condiciones establecidas para su consecución.

Ciclo de Planificación

El mencionado plan a seguir debe estar diseñado de acuerdo a un curso de acción medible, que se desarrolle mediante etapas claramente definidas, que brinden elementos para ejercer un juicio objetivo, y faciliten con eso la ejecución efectiva de los procesos funcionales de la entidad. Las diferentes etapas del proceso administrativo son sucesivas, pero se encuentran

interrelacionadas entre sí, por lo tanto, la etapa mecánica o estructural (planeación y organización) debe reconocer las adecuaciones ocasionadas por la etapa dinámica (dirección y control). Motivado por dichas interacciones, un plan robusto debe establecer líneas alternativas de acción, que consideren las posibles variaciones o desviaciones durante la ejecución. Koontz y O´Donnell (1967) proponen 7 etapas necesarias para llevar a cabo la planificación:

1. Conocimiento de la oportunidad. A partir de las condiciones iniciales de le empresa, las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de la entidad, establecer la misión como la razón de ser de la entidad, la visión como el estado optimo futuro y el camino o Proceso para llegar al futuro deseado.

2. Establecimiento de objetivos. Plantear los resultados que la empresa desea obtener a corto y largo plazo.

3. Establecimiento de premisas. Son las suposiciones que se deben considerar para alcanzar el resultado deseado.

4. Determinación de líneas alternativas. Proyectar los distintos escenarios factibles en un futuro.

5. Evaluación de líneas alternativas. Desarrollar un análisis de los resultados posibles, haciendo suposiciones sobre los distintos factores que pueden incidir en ellos. 

6. Selección de una línea de acción. Decidir cual es el plan rector deseable a seguir con base en el análisis de los diferentes escenarios, se debe escoger anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos .

7. Formulación de planes derivados. Una vez determinado el plan director se debe traducir en un eje rector, que dirija los procesos, estime presupuestos, diseñe programas y haga cumplimiento de las políticas y/o lineamientos, todo ellos con armonía, priorizando el alineamiento estratégico

El proceso de planeación es un método pragmático, que requiere de ser alimentado por datos relevantes sobre los factores internos y externos que inciden en el comportamiento del proceso, de esa forma, se pueden realizar modificaciones oportunas a los planes, así mismo, es necesario que las adecuaciones propuestas, sean sustentadas con informes sobre la naturaleza de sus desviaciones; inclusive es ideal que existan antecedentes suficientes durante el diseño de las líneas alternativas para prever sus tendencias, convirtiendo la planeación tradicional en un instrumento sistémico, estratégico y tendiente a la prospectiva .